Aviso de privacidad para solicitantes de empleo

Fecha de entrada en vigencia: 27 de agosto de 2024

1. Alcance y resumen

Este Aviso de privacidad describe cómo Safelite Group, Inc. ("Safelite" o "nosotros") recopila y usa la información personal sobre usted durante el proceso de solicitud y reclutamiento. También describe nuestras expectativas en cuanto a quienes recopilan y manejan la información personal de los solicitantes de empleo dentro de nuestra organización.   

Residentes de California. Si es residente de California, revise la sección Información adicional sobre privacidad para los residentes de California a continuación, donde obtendrá información adicional específica para California.

2. Recopilación de información personal

Para los fines de este Aviso de privacidad, "información personal" se refiere a cualquier información que se relaciona, es razonablemente capaz de asociarse o podría razonablemente vincularse, directa o indirectamente, con una persona o núcleo familiar en particular, o lo identifica o describe. La información personal no incluye los datos de los que se haya quitado su identidad, por lo que no lo identifican ni pueden asociarse a usted ("datos anónimos"). Podemos usar los datos anónimos para cualquier fin.  

• Información de contacto personal como nombre, título, direcciones (actual y anterior), números telefónicos, números de identificación emitidos por el gobierno y direcciones de email personales.

• El historial laboral y otra experiencia relevante, incluida la información contenida en el CV, la carta de presentación o la solicitud de empleo.

• La información educativa, incluidos títulos recibidos, certificados de calificaciones y demás información para respaldar la solicitud de empleo.
  

• Registros del automotor para conducir.

• La información recopilada durante las entrevistas y las evaluaciones telefónicas, las cuales pueden ser grabadas.

• La información públicamente disponible.

• Los perfiles de las redes sociales.

• La geolocalización.

• Los detalles relacionados con el tipo de empleo buscado, el salario pretendido, la disposición a mudarse, las preferencias laborales y otra información relacionada con la compensación y los beneficios.

• La información de referencia y la información recibida de verificaciones de antecedentes, cuando corresponda, incluida la información brindada por terceros.

• Historial y resultados de las pruebas de detección de drogas.

• Historial de condenas penales y detalles relacionados.

• El usuario, la contraseña y otras identificaciones exclusivas del sistema de solicitud.

• Información relacionada con solicitudes anteriores con nosotros o historial laboral previo con nosotros.

• Habilidades personales o profesionales con las que cuenta, como idiomas y grupos determinados de aptitudes a través de programas y herramientas de evaluación.

• Cierta información relevante sobre la salud como el estado de vacunación contra el COVID. 

• Información demográfica como edad, fecha de nacimiento, género, raza, nacionalidad.

Podemos recopilar información personal directamente de usted, como solicitante de empleo. Además, podemos recopilar información de terceros, incluida, por ejemplo, la información relacionada con la verificación de antecedentes, el historial laboral o las referencias, con sujeción a su consentimiento cuando esto se requiera por ley. También podemos recopilar información de nuestros sistemas que usted utiliza. 

No brindar información personal o no permitirnos usarla en nuestras actividades de reclutamiento puede afectar nuestra capacidad de lograr los objetivos establecidos en este Aviso de privacidad. 

3. Uso de la Información Personal

Podemos recopilar y usar su información personal para fines de reclutamiento y contratación, y para incorporarlo como nuevo empleado si lo contratamos. A continuación, se presentan ejemplos de cómo podemos usar dicha información:

• Para identificar y evaluar las solicitudes de empleo, lo cual incluye la evaluación de habilidades, calificaciones e intereses a fin de determinar su idoneidad para el puesto para el que presentó la solicitud.
• Para verificar su información, su historial laboral, sus antecedentes y sus referencias, con sujeción a su consentimiento cuando lo requiera la legislación aplicable.
• Para comunicarle información relacionada con el proceso de reclutamiento y la solicitud.
• Para verificar su elegibilidad para el empleo y, si aplica y se requiere, asistirlo para que obtenga el permiso o la visa de trabajo correspondiente.
• Para mantener los registros relacionados con nuestros procesos de contratación, durante el tiempo que sea apropiado según las circunstancias.
• Para incorporarlo como nuevo empleado, luego de la aceptación de una oferta de empleo y el cumplimiento satisfactorio de los requisitos de pruebas de detección de drogas y verificación de antecedentes.
• Para analizar y mejorar nuestras prácticas de reclutamiento, solicitud e incorporación.
• Para crear y enviar informes según lo requieran las normas o legislación aplicables.
• Para cumplir con los requisitos legales, regulatorios o de gestión corporativa.

Además de usar su información personal para el puesto solicitado, podemos retener y usar su información personal para informarle sobre otros puestos que podrían ser apropiados para usted y considerarlo para dichos puestos, con su consentimiento. Si no quiere que lo incluyamos en la consideración para otros puestos, puede contactarnos tal como se especifica a continuación en Contacto.

También podemos usar su información personal para fines comerciales legítimos propios, incluidos, a título enunciativo, los siguientes:

• Para prevenir fraudes.
• Para garantizar la seguridad de la información y las redes, lo cual incluye la prevención del acceso no autorizado a nuestros sistemas informáticos y de comunicación electrónica, y la prevención de la distribución de software malicioso.
• Para garantizar la seguridad física de nuestro personal, nuestras oficinas, nuestras tiendas y nuestros equipos.
• Para evaluar y facilitar transacciones comerciales como las fusiones, adquisiciones o venta de activos.

Podemos recopilar y procesar la siguiente información personal confidencial, ya sea que la brinde voluntariamente o la recibamos de terceros con su consentimiento, cuando sea relevante para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de la legislación laboral o según lo permita la legislación aplicable:

• Estado de salud física o mental, o la presencia de discapacidad para determinar la adaptación apropiada del lugar de trabajo y evaluar la idoneidad para un puesto en particular.
• El origen étnico o racial para cumplir con las obligaciones legales.
• Los cargos o las sentencias penales, cuando sea relevante para el puesto.
• Ciudadanía o condición migratoria para determinar la elegibilidad para trabajar y/o patrocinar a postulantes o empleados para visas de trabajo y/o ciudadanía.

Cuando tengamos una necesidad legítima de procesar información personal confidencial sobre usted para fines no identificados anteriormente, lo haremos únicamente en estricto cumplimiento de la ley aplicable.

4. Divulgación de la Información Personal

Divulgaremos su información personal a terceros cuando lo requiera la ley o a nuestros empleados, contratistas, agentes designados o proveedores de servicios que requieran de dicha información para ayudarnos en la gestión de nuestro proceso de reclutamiento, incluidos los proveedores de servicios que nos brindan servicios o brindan servicios de parte nuestra. Podemos usar estos proveedores de servicios para diversos fines, lo cual incluye, a título enunciativo, la obtención de la verificación del historial laboral y los antecedentes, y el alojamiento y almacenamiento de datos. Estos proveedores de servicios externos pueden estar ubicados fuera del país en el cual usted vive o del país del puesto para el que presentó la solicitud.

No permitimos que nuestros proveedores de servicios procesen su información personal para sus propios fines. Solo les permitimos procesar su información personal para fines específicos de acuerdo con nuestras instrucciones.

Podemos divulgar su información personal para los siguientes fines adicionales, según lo permita o requiera la legislación aplicable:

• A otros miembros de nuestro grupo de empresas y también a nuestros clientes, que son entidades de terceros (incluso fuera de su jurisdicción de origen), para los fines establecidos en este Aviso de Privacidad y, según sea necesario, para administrar el proceso de solicitud y contratación.
  
• Para cumplir con obligaciones legales o procesos legales válidos, como órdenes de registro, citaciones u órdenes judiciales. 
  
• Para proteger nuestros derechos y propiedad, y los derechos de propiedad de nuestras subsidiarias, afiliadas y empresa matriz.
  
• En caso de situaciones de emergencia o cuando sea necesario para proteger la seguridad de las personas.
  
• Cuando la información personal esté disponible públicamente.
  
• Si hay una transferencia o un cambio en la titularidad empresarial y se debe divulgar la información para poder completar la transacción. 
  
• Para fines adicionales con su consentimiento cuando la legislación aplicable lo requiera.

No les vendemos la información personal de los solicitantes de empleo a terceros.  Sin embargo, compramos información personal de otras empresas (por ejemplo, bolsas de trabajo) con el propósito de ver la información de contacto de candidatos potenciales que han aceptado ser incluidos en un programa ofrecido por dichas empresas para unir a los candidatos con sus potenciales empleadores, como Safelite.  Entre los tipos de acceso a información que Safelite puede comprar se incluyen los identificadores, como el nombre, la dirección de email, el número telefónico y la dirección de residencia, así como la Información de Registro de Clientes, como la información de empleo y educación, y cualquier otra información que figure en el CV de un candidato.

5. Seguridad de los datos

Implementamos medidas de seguridad físicas, técnicas y organizacionales razonables diseñadas para asegurar su información personal contra la pérdida accidental o el acceso, el uso, la alteración o la divulgación no autorizados. Además, limitamos el acceso a la información personal a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tienen una necesidad comercial legitima de dicho acceso.

6. Retención de los datos

Retenemos su información personal durante el tiempo necesario o permitido, teniendo en cuenta los fines para los cuales se obtuvo.  Se aplica un periodo actual de retención de diez años desde el fin del año calendario para los registros de reclutamiento, entre los que se incluyen documentos como los anuncios, los resultados de verificación de antecedentes, las evaluaciones de los candidatos, el consentimiento para solicitar formularios de información de informes de consumidores, los anuncios de empleo, las publicaciones internas, las notas de entrevistas, las órdenes de empleo, los avisos de empleo, las requisiciones de personal, la verificación de referencias, las solicitudes de empleo rechazadas, los CV rechazados, los formularios de divulgación de información, los resultados de evaluaciones de habilidades y los registros de pruebas de detección de drogas.  Se aplica un periodo de retención actual de ocho años luego de la terminación del empleo para los expedientes personales, que incluyen registros como los cambios de dirección, la documentación de empleo, los certificados universitarios, los registros de educación continuada, los objetivos y las metas del empleado, los registros de mudanza del empleado, las solicitudes del empleado, los documentos de evaluación laboral, los accidentes y las lesiones del empleado, las cartas de aceptación, la información sobre la nómina, las evaluaciones de desempeño y las referencias.  Los criterios utilizados para determinar los periodos de retención incluyen: (i) el tiempo durante el que tenemos una relación en curso con usted; (ii) según lo requiera una obligación legal a la que estamos sujetos; o (iii) según sea recomendable teniendo en cuenta nuestra posición legal (p. ej., en lo relativo a las normas de prescripción, los litigios o las investigaciones regulatorias). 

Si le ofrecemos un empleo con nosotros y lo acepta, la información personal que recopilamos durante el proceso de solicitud y reclutamiento formará parte de su expediente laboral, y podremos usarlo en cuestiones relacionadas con su empleo de conformidad con nuestras políticas de información personal de empleados. En caso de no ser incorporado como empleado o si deja de serlo en nuestra compañía, retendremos su información personal y la destruiremos de manera segura de conformidad con nuestra Política de retención de documentos, y las leyes y normas aplicables. 

7. Actualización de su información

Es importante que la información personal que tengamos sobre usted sea precisa y esté actualizada. Infórmenos si su información personal cambia durante el proceso de solicitud. Si le preocupa que podamos tener información personal incorrecta sobre usted o desea una copia de la Política de verificación de antecedentes disponible para los asociados en la Guía de personas, contáctenos a peopledirect@safelite.com. Dicha comunicación debe hacerse por escrito. Sin embargo, usted es responsable de actualizar su información personal a través de los sistemas disponibles, p. ej., los portales de solicitud de empleo en línea o Workday.  

8. Información adicional sobre privacidad para los residentes de California

La Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 ("CCPA") requiere que les brindemos el siguiente aviso a los solicitantes de empleo que son residentes de California. 

La información que recopilamos sobre los residentes de California se describe en la sección Recopilación de Información Personal anterior para los fines descritos en la sección Uso de la Información Personal anterior. Dicha información se corresponde con las siguientes categorías de información personal de conformidad con la CCPA.

También recopilamos "Información Personal Confidencial", según la define la legislación de California, que incluye: número de pasaporte, cédula de identificación estatal, licencia de conducir y seguro social. 

9. Venta y divulgación de Información Personal

Nosotros no vendemos ni divulgamos para fines de publicidad conductual de contexto cruzado la información personal que recopilamos en virtud de este Aviso de privacidad, incluida la información personal de personas menores de 16 años. Tampoco les divulgamos la información personal recopilada en virtud de este Aviso de privacidad a terceros que no son nuestros proveedores de servicios para fines comerciales; sin embargo, compartimos información personal con nuestros clientes externos que nos auditan para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales. 

10. No discriminación

No discriminaremos ni tomaremos medidas de represalia contra ninguna persona que ejerza sus derechos de privacidad de conformidad con la legislación aplicable o este Aviso de privacidad.

11. Herramientas para el postulante

A partir de la fecha de vigencia de este Aviso de Privacidad, utilizamos una herramienta de selección de postulantes que puede o no calificar como una herramienta automatizada de decisión de empleados (AEDT), según la definición prevista en la Ley de New York 144 (2021) Si el enlace no lo lleva a ningún lado, al hacer clic, copie y pegue lo siguiente en su barra de direcciones: https://rb.gy/zfkcz.  Dada una considerable falta de claridad en la Ley de New York 144 y en cómo se espera que las empresas la cumplan, no utilizaremos la herramienta de selección para las solicitudes presentadas por postulantes para empleos en New York, New York. Una solicitud para todas las demás ubicaciones no se considera completa y lista para que la presentemos y revisemos hasta que se finalice el proceso con la herramienta de selección.   

La herramienta de selección NO recopila ninguna información personal sobre usted como solicitante.  El propósito de esta herramienta de selección es proporcionar a Safelite un punto de datos adicional en un análisis general para determinar si un postulante para un puesto de técnico de instalación de vidrios para auto es una buena opción para el empleo en Safelite, en comparación con un perfil de candidato ideal. Queremos dejar en claro que a un solicitante no se le extenderá automáticamente una oferta ni se lo rechazará, basándose solo en su puntuación según la herramienta de selección. 

Además, a partir de la fecha de entrada en vigencia de este Aviso de Privacidad, utilizamos una herramienta de resumen de entrevistas que graba la conversación entre un entrevistador de Safelite y usted.  Luego, la herramienta transcribe la conversación, redacta ciertos datos personales sensibles, resume sus respuestas y muestra el resumen al entrevistador para su edición y corrección basada en la entrevista.  El propósito de la herramienta es permitir que el entrevistador se involucre más en la conversación en lugar de tomar notas; por lo tanto, la herramienta no genera una puntuación ni una recomendación con respecto a su solicitud o entrevista.  Al inicio de su entrevista, usted tiene la opción de rechazar el uso de esta herramienta.  Safelite se basará en sus procesos y procedimientos legalmente conformes existentes para evaluar la idoneidad de los candidatos para los puestos vacantes.

12. Cambios a este Aviso de privacidad 

Email: peopledirect@safelite.com

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